Сколько стоит коробка Битрикс24 — вопрос, у которого нет одного числа, потому что лицензия здесь только первая из пяти статей расходов. К ней добавляются ежегодное продление, сервер, администрирование и доработки. Ниже разбираем каждую, чтобы вы могли посчитать свой бюджет честно, а не по цене с витрины.
Статья первая: лицензия
Коробочная лицензия покупается разово и считается по редакции и количеству пользователей. Редакции отличаются набором возможностей: где-то есть только CRM и базовый портал, где-то — полный корпоративный портал, где-то — расширенные инструменты для крупных компаний с несколькими подразделениями.
Цена лицензии одинакова у любого партнёра: её устанавливает вендор, и торг здесь не работает. Различается только то, что партнёр даёт сверх лицензии — разбор, настройка, сопровождение. Актуальные цифры мы держим на странице тарифов Битрикс24.
Главная ошибка на этом шаге — покупать редакцию «на вырост» или, наоборот, минимальную, чтобы сэкономить. И то и другое обходится дороже: в первом случае вы платите за функции, которыми не пользуетесь, во втором — упираетесь в ограничения через полгода и доплачиваете за переход.
Важная деталь: редакции коробки различаются не только ценой, но и набором возможностей и количеством пользователей. Поэтому первый вопрос не «сколько стоит коробка», а «какая редакция закрывает ваши задачи». Переплата за редакцию, функциями которой никто не пользуется, — самая частая ошибка на старте.
Актуальные цены на редакции всегда стоит смотреть на странице тарифов Битрикс24: вендор регулярно проводит акции, и разница между акционной и обычной ценой на коробку заметная.
Статья вторая: продление
Коробка не перестаёт работать, когда заканчивается год обслуживания. Но вы перестаёте получать обновления и техническую поддержку вендора. Через год-два это означает систему, в которую не приезжают ни новые функции, ни патчи безопасности.
Поэтому продление — не опция, а обязательная строка в годовом бюджете. Считать коробку выгоднее облака, забыв про эту строку, — самый частый способ ошибиться в расчётах в разы.
Практический совет: заведите в системе напоминание о дате продления за пару месяцев. Пропущенное продление обычно стоит дороже, чем своевременное, и мы регулярно видим, как компании попадают на это на ровном месте.
Продление часто воспринимают как «необязательную страховку», и это опасное заблуждение. Без действующей подписки на обновления система продолжит работать, но перестанет получать обновления безопасности и новые возможности. Через год-другой такая коробка становится системой, которую нельзя обновить одним шагом — только большой миграцией.
Поэтому продление правильнее ставить в бюджет как регулярную строку, наравне с арендой сервера, а не как разовое решение, которое принимается заново каждый год.
Статья третья: сервер и окружение
Здесь вилка широкая: от недорогой виртуальной машины у хостера для небольшой команды до выделенного сервера с резервированием под сотни пользователей и тяжёлый обмен с 1С. Стоимость считается ежемесячно, и её надо закладывать в операционные расходы наравне с любой другой подпиской.
К самому серверу добавляются мелочи, которые в сумме заметны: сертификаты, почтовый сервис для рассылок, место под резервные копии, иногда отдельный сервер под базу или под файлы.
И главное — сервер надо выбирать под реальную нагрузку, а не по остаточному принципу. Медленный портал убивает привычку им пользоваться быстрее, чем любые организационные проблемы: если карточка открывается пять секунд, менеджер найдёт способ не открывать её вовсе.
Сервер — это не только его аренда. Это резервное копирование (желательно на отдельную площадку), SSL-сертификат, почтовый сервис для рассылок и уведомлений, мониторинг доступности. Каждая позиция по отдельности недорогая, но вместе они дают заметную сумму, которую при первом расчёте обычно забывают.
Если компания уже арендует серверы под другие задачи, часть этих расходов размазывается по существующей инфраструктуре и в проект попадает только прирост. Если инфраструктуры нет — считайте всё с нуля.
Статья четвёртая: администрирование
Кто-то должен ставить обновления, проверять бэкапы, следить за местом и нагрузкой, продлевать сертификаты и разбираться, когда портал начал тормозить. Это либо ваш системный администратор, либо внешняя команда — бесплатным этот пункт не бывает никогда.
Обновления в коробке — отдельная дисциплина: их ставят сначала на тестовом контуре, смотрят, не отвалились ли доработки, и только потом в бой. Компании, которые ставят обновления сразу в рабочую систему, рано или поздно получают день простоя.
Мы обычно закрываем этот блок в рамках сопровождения: так у клиента нет зависимости от одного человека, который может уволиться или уйти в отпуск в неудачный момент.
Администрирование бывает в двух формах: свой человек в штате или подрядчик на сопровождении. Свой человек дешевле по счетам, но дороже по рискам: он уходит в отпуск, болеет и однажды увольняется, унося с собой знание о том, как всё устроено. Подрядчик дороже, но у него есть подмена и документация.
Промежуточный вариант, который хорошо работает: свой администратор держит сервер, а подрядчик отвечает за саму платформу и доработки. Зоны ответственности при этом надо описать заранее, иначе при сбое каждая сторона будет считать, что это не её участок.
Статья пятая: доработки
Ради доработок коробку чаще всего и берут, и это самая непредсказуемая часть бюджета. Одна компания ограничивается парой модулей за несколько десятков часов, другая строит внутри портала целую производственную систему.
Разумный подход — не пытаться оценить всё на старте. Оцените первый этап детально, а дальше работайте спринтами: приоритет, оценка в часах, сдача, следующий приоритет. Так вы в любой момент видите, за что платите, и можете остановиться.
И держите в уме стоимость владения: каждая доработка требует проверки при каждом обновлении. Поэтому мы стараемся закрывать задачи штатными средствами везде, где это возможно, и писать код только там, где иначе нельзя. Что именно входит во внедрение, разобрано в статье внедрение коробочной версии Битрикс24, а сам процесс разработки — на странице доработок.
Доработки — единственная статья, которую невозможно посчитать в отрыве от задач. Но её можно ограничить: зафиксировать, что в первый год делаем только то, без чего система не работает, а «хотелки» складываем в отдельный список и возвращаемся к нему через квартал. Обычно половина списка к этому моменту оказывается ненужной.
И ещё: любая доработка — это не только стоимость разработки, но и стоимость её поддержки при каждом обновлении платформы. Об этом на этапе расчёта думают редко, а платят потом регулярно.