Однажды утром выясняется, что роботы не отработали, отчёт не собрался, а часть сотрудников не может зайти. Никто ничего не менял — просто закончилась лицензия или портал перевели на тариф пониже. Самое неприятное здесь то, что происходит это тихо: система не падает целиком, она просто перестаёт делать часть работы. Разберу, что именно завязано на тариф, что случится при понижении и как подготовиться, чтобы это не стало сюрпризом.
Что вообще значит «слетел тариф»
Формулировка бытовая, а ситуаций за ней две. Первая — лицензию не продлили вовремя: платёж не прошёл, счёт затерялся у бухгалтера, ответственный сотрудник в отпуске. Портал в этом случае переходит на бесплатный тариф. Вторая — осознанное понижение: решили сэкономить и перешли на младший тариф, не разобравшись, что на нём есть, а чего нет.
Важно понимать главное: данные никуда не деваются. Сделки, контакты, история переписки, задачи, файлы — всё остаётся на месте. Пропадает не информация, а функциональность. И вот это отличие спасает нервы: даже если тариф слетел, вы ничего не потеряли безвозвратно, вы временно потеряли часть возможностей.
Но есть нюанс со временем. Бесплатный режим не рассчитан на то, чтобы в нём годами жила компания на тридцать человек, и часть накопленного там просто недоступна для работы. Чем дольше портал стоит в таком состоянии, тем больше шансов, что кто-то начнёт вести дела мимо CRM — в мессенджерах и таблицах. Восстанавливать потом придётся не систему, а дисциплину.
Что завязано на тариф в первую очередь
Автоматизация. Роботы и особенно бизнес-процессы доступны не на всех тарифах, и при понижении часть сценариев просто перестаёт запускаться. Настройки при этом остаются в системе, они видны, но не срабатывают. Именно поэтому обнаруживается проблема не сразу, а через несколько дней, когда кто-то замечает, что задачи больше не ставятся сами.
Пользователи. У каждого тарифа своё количество сотрудников. Если после понижения людей больше, чем разрешено, лишние уходят в неактивные — и человек просто не может войти. Кто именно попадёт под отключение, лучше решить самому заранее, а не выяснять по звонкам из отдела продаж. Сделки уволенных и отключённых сотрудников тоже стоит заранее раскидать на живых ответственных, иначе часть клиентов просто останется без хозяина.
Структура CRM и место на диске. Несколько воронок, смарт-процессы, отдельные направления, права доступа по ролям — всё это тоже привязано к тарифу. Плюс объём хранилища: как только упёрлись в лимит, новые файлы и записи разговоров перестают загружаться. Что даёт переход на старший тариф и когда он оправдан, мы разбирали в статье про базовый или профессиональный.
Как это выглядит изнутри компании
Сценарий почти всегда одинаковый. Первые день-два никто ничего не замечает: менеджеры работают руками, сделки двигаются. Потом руководитель открывает отчёт и видит странные цифры. Потом выясняется, что уведомления не приходят и напоминания не ставятся. И только затем кто-то догадывается посмотреть на статус лицензии.
Самое дорогое в этой истории — не сама пауза, а её последствия. За неделю без автоматизации накапливается хвост: сделки без задач, клиенты без перезвона, документы не сформированы. После восстановления тарифа роботы не отработают задним числом — они срабатывают на событие, а событие уже прошло. Разгребать этот хвост придётся руками.
Поэтому первое, что стоит сделать после восстановления, — не радоваться, что всё вернулось, а пройтись по сделкам за период простоя и проверить, где не было положенных действий. Точно найдёте там пару забытых клиентов, а иногда и не пару. Разбор занимает час-другой, зато вы не узнаете об этих сделках через месяц от самого клиента, который ушёл к конкуренту.
Что происходит с интеграциями и приложениями
Отдельная больная точка — обвязка. Приложения из маркетплейса, коннекторы каналов, собственные интеграции через вебхуки часто требуют определённого тарифа или отдельной подписки. При понижении часть из них перестаёт работать вместе с порталом, причём каждый по-своему: один выдаёт ошибку, другой молча перестаёт передавать данные.
Особенно неприятно это с каналами общения. Открытые линии, подключённые мессенджеры, площадки объявлений — если связка отвалилась, клиент пишет вам в чат и не получает ответа. Компания при этом уверена, что всё в порядке, потому что внутри портала ничего красным не горит. Обнаруживается такое обычно по звонку от недовольного клиента, который неделю ждал ответа в мессенджере и в итоге ушёл к тем, кто оказался на связи.
Поэтому в списке критичной функциональности держите не только внутренние настройки, но и все внешние подключения с их условиями. Отдельно проверьте, у кого лежат подписки на приложения и совпадает ли срок их продления со сроком лицензии портала. Рассинхрон по датам — источник половины подобных историй.
Как готовиться заранее
Самое простое и самое действенное — календарь продления. Дата окончания лицензии должна жить не в голове у одного человека, а в системе: напоминание за месяц, за две недели и за три дня, с ответственным и с суммой. Мы себе такой календарь собрали и никогда об этом больше не думаем. Стоит это ноль рублей, а закрывает самую частую причину внезапного простоя — банальную забывчивость в отпускной сезон.
Второе — знать, что именно у вас работает на старшей функциональности. Составьте короткий список: какие бизнес-процессы критичны, сколько активных пользователей, какие воронки и смарт-процессы используются, сколько занято на диске. Этот список нужен не для красоты: при любом разговоре о смене тарифа он за пять минут показывает цену вопроса.
Третье — доступы. Продление обычно упирается в то, что оплатить некому: администратор портала уволился, ключи у бывшего подрядчика. Коды авторизации и права администратора — это собственность компании и должны быть у собственника. Мы про это подробно писали в материале о том, почему доступы держит собственник.
Что делать, если уже слетел
Не пытайтесь сразу всё чинить настройками. Сначала верните тариф — большинство функций включатся обратно сами, потому что конфигурация никуда не пропала. Только после этого проверяйте автоматизацию: запустите тестовую сделку и посмотрите, отработали ли роботы и процессы на всех ключевых стадиях.
Дальше разберите хвост за период простоя и параллельно решите, тот ли у вас тариф вообще. Часто выясняется, что компания годами платит за возможности, которыми не пользуется, — или наоборот, сидит на младшем тарифе и обходит его ограничения костылями. Разложить это по полкам помогает разбор тарифов Битрикс24 и трезвый взгляд на то, как не переплачивать.
И последнее. Если портал регулярно слетает, дело не в Битриксе, а в процессе внутри компании: никто не отвечает за продление. Назначьте ответственного, поставьте напоминания, отдайте контроль лицензий на сопровождение — любой из вариантов дешевле, чем ещё одна неделя работы вручную.
Частые вопросы
Теряются ли данные при понижении тарифа?
Нет. Сделки, контакты, история и файлы остаются на портале. Перестаёт работать часть функций — автоматизация, лишние пользователи, отдельные разделы CRM, — но информация никуда не пропадает.
Отработают ли роботы задним числом после возврата тарифа?
Нет. Роботы срабатывают на событие в момент его наступления, поэтому пропущенное за время простоя придётся разбирать вручную: проверить сделки за период и досоздать нужные задачи.
Как понять, какой тариф нам действительно нужен?
Составьте список того, чем реально пользуетесь: количество активных сотрудников, критичные бизнес-процессы, число воронок и смарт-процессов, объём файлов. Тариф выбирается по этому списку, а не по маркетинговому описанию.