Короткий ответ на вопрос новая и старая воронка что делать со старой: живые сделки перенести в новую структуру, мёртвые закрыть с причиной, остаток отправить в одну архивную воронку с отказными статусами и сохранённой прежней стадией, а источники — формы, линии, телефонию — переключить на новую воронку. Самый плохой вариант — оставить старую открытой «пока разберёмся»: она тянет на себя звонки, портит отчётность и в неё продолжают заводить новые сделки.
Что делать со старой воронкой, когда настроили новую?
Переход на новую воронку почти никогда не происходит в один день. Сначала собирают новую структуру, потом начинают заводить в неё новые сделки, а старая остаётся — в ней сотни или тысячи открытых записей, которые нельзя просто выбросить. И вот этот промежуточный период, когда работают обе, и есть самое опасное место проекта.
Опасность не в том, что две воронки видно в списке. Опасность в том, что сделки в старой воронке остались открытыми. А если сделки не закрыты, то звонки могут записываться туда, мессенджеры могут создавать там сообщения — и получается путаница: в моей сделке ничего нет, а звонок создался в какой-то другой.
Вторая проблема — цифры. Общие отчёты по сумме денег в работе и по количеству активных сделок начинают складывать реальную новую воронку со старым мусором. Руководитель смотрит на объём, которого нет, и планирует исходя из него.
Сценарий первый: перенести живое
Это обязательный шаг в любом случае. Нужно пройти по открытым сделкам старой воронки и честно разделить их на три кучи: живые, мёртвые и непонятные. Делается это встречей с отделом — не настройщиком в одиночку. Проводите встречу и определяетесь, что делать с этими сделками: кто в работе, кто уже отказался, по кому надо позвонить и уточнить.
Живые переносятся в новую воронку на соответствующую стадию. Здесь важно не полениться и поставить правильную стадию, а не свалить всё в начало: иначе вы получите в новой воронке сотню сделок на первом этапе и сломаете её конверсию с первого же дня. Технические тонкости переноса — в статье про перенос сделок между воронками.
Непонятные — это не отдельная категория, это задача. На каждую ставится дело «позвонить и выяснить» с конкретным сроком, и через неделю они распределяются по первым двум кучам. Держать их как «непонятные» дольше недели нельзя, иначе они и будут висеть вечно.
Сценарий второй: архив вместо удаления
Всё, что не живое, уходит в архив, а не в корзину. Схема, которую мы применяем: одна архивная воронка, на ней условно отказные статусы, и остатки скидываются туда. Так сделки перестают висеть в работе по названию рабочих воронок, но остаются в системе и в отчётах.
Внутри карточки обязательно сохраняем прежнюю стадию и отдельно дату закрытия. Это даёт возможность потом собрать нормальный отчёт и понять, на каком этапе мы теряли больше всего. Без этого поля архив превращается в свалку, из которой нельзя вытащить ничего полезного.
Поверх поля настраиваются фильтры: архивные, прежний статус воронки. Тогда можно взять, например, всех, кто дошёл до коммерческого предложения и не купил, и отработать по ним отдельной кампанией. Это, кстати, один из самых дешёвых источников денег в компании — подробнее в статье про повторные продажи отдельной воронкой.
Переносить это руками нельзя: на тысяче сделок процесс займёт недели и обязательно развалится на середине. Перенос со всех старых воронок настраивается бизнес-процессом — он проходит по сделкам, записывает текущую стадию в поле, ставит дату и перекладывает запись в архив. Полный порядок действий — в статье про то, как закрыть старую воронку в Битрикс24.
Сценарий третий: оставить на дочитку — но с правилами
Иногда переносить открытые сделки действительно неправильно: например, когда в старой воронке лежат проекты с длинным циклом и подписанными договорами, а новая воронка под них не рассчитана. Тогда старая воронка остаётся жить, но по строгим правилам.
Правило первое: новые сделки в неё заводить нельзя — это закрывается правами доступа. Правило второе: у воронки есть срок, к которому она должна опустеть, и ответственный за это. Правило третье: источники — формы на сайте, открытые линии, почта, телефония — переключены на новую воронку, иначе в «закрытую» воронку снова начнут падать обращения.
И правило четвёртое: отчёты по сумме в работе считаются по новой воронке, а старая смотрится отдельно. Иначе первые два месяца руководитель будет видеть смесь, принимать решения по ней и не понимать, почему планы не сходятся.
Сценарий четвёртый: разделить, а не закрывать
Бывает, что старая воронка не устарела, а просто была перегружена: в неё запихали и первичные продажи, и повторные обращения, и исполнение заказа. Тогда её не надо закрывать — надо разделить на две-три нормальные воронки и развести сделки по ним.
Признак именно этого случая простой: в воронке есть стадии, которые относятся к разным процессам и к разным людям. Продавец не отвечает за производство, а в воронке есть стадия «отгружено». Как разводить такие случаи, мы разбирали в статьях про параллельную воронку и про параллельные этапы в воронке Битрикс24.
После разделения старая воронка обычно становится одной из новых — той, в которой остались первичные продажи. Это самый дешёвый вариант из всех: сделки никуда не переносятся, меняется только структура стадий и права.
Как выбрать и чем это заканчивается
Практическое правило: если в старой воронке меньше ста открытых сделок, разбирайте руками и закрывайте её в течение двух недель. Если больше — настраивайте бизнес-процесс переноса в архив и разбирайте руками только то, что было активно за последние три месяца.
И не оставляйте вопрос открытым надолго. Самый дорогой сценарий — тот, в котором обе воронки живут полгода, потому что «потом разберёмся». К этому моменту в системе два процесса, менеджеры работают то там, то там, звонки падают непредсказуемо, а отчётам никто не верит. Чем это заканчивается, мы описывали в статье про то, почему бросают CRM через три месяца.
Если старых воронок несколько и в них десятки тысяч сделок, начинать стоит с разбора: посмотреть, что из этого реально живое, и оценить работы. Это делается в рамках аудита Битрикс24, а сама перестройка процесса — это внедрение Битрикс24 или точечная настройка, если структура в целом устраивает.