Битрикс24 из коробки приходит почти целиком включённым. Это логично со стороны вендора: пусть человек увидит всё, что купил. Но для компании, которая только садится в систему, это худший сценарий старта. Сотрудник открывает портал, видит два десятка разделов, ленту с чужими постами и счётчик уведомлений на сотню — и закрывает вкладку. Поэтому первым делом на внедрении мы не включаем, а выключаем. Вот что именно.
Лишние разделы меню
Первое, с чего я начинаю, — левое меню. В нём по умолчанию живут задачи, CRM, календарь, диск, чаты, лента, база знаний, сайты, магазин, аналитика, автоматизация, маркет и ещё несколько пунктов. Компании на старте нужны из них четыре-пять. Всё остальное не помогает, а создаёт ощущение огромной незнакомой системы, в которой легко потеряться.
Меню настраивается персонально и по ролям, поэтому логика простая: менеджеру видно CRM, задачи, чаты, календарь. Руководителю добавляем аналитику. Администратору — всё остальное. Не потому, что от кого-то что-то скрывают, а потому, что интерфейс должен отвечать на вопрос «что мне делать», а не «что тут вообще есть».
Разделы всегда можно вернуть. Практика показывает, что через два-три месяца компания сама приходит и просит открыть, например, базу знаний или сайты — но уже с конкретной задачей, а не из любопытства. Это правильный порядок: сначала привычка работать в основном, потом расширение. Мы про это писали в материале что собрать в Битрикс24 без разработчиков.
Уведомления, которые превращаются в белый шум
Второй пункт — уведомления. По умолчанию система готова сообщать почти обо всём: изменился комментарий, кто-то поставил лайк, изменилась задача, в которой вы наблюдатель, обновился элемент, к которому вы имеете отношение. Через неделю такой работы счётчик всегда красный, и человек перестаёт его читать. Есть прямой риск, что это превращается в белый шум.
Разделите уведомления на два класса. Адресные — те, где от человека ждут действия: назначена задача, поступила заявка, просрочено дело, упомянули в комментарии. Фоновые — всё остальное, где он просто наблюдатель. Первое оставляем, второе выключаем на уровне портала, а не оставляем на совесть сотрудника. Никто не пойдёт в настройки чистить это руками.
Проверить себя легко: спросите любого сотрудника, что означает цифра рядом с колокольчиком прямо сейчас. Если он не может ответить и лезет смотреть — канал уже не работает. Нормальное состояние счётчика — ноль или небольшое число, каждое значение в котором человек может объяснить. Всё остальное означает, что уведомления давно превратились в фоновую подсветку интерфейса.
Отдельно проверьте дублирование каналов: одно и то же событие часто приходит и в чат, и на почту, и в счётчик. Выберите один основной канал и уберите остальные. Внимание — конечный ресурс. Если вы тратите его на события без действий, у сотрудника не останется реакции на события, которые действительно требуют реакции.
Живая лента и чаты
Живая лента — самый спорный раздел. В теории это внутренняя соцсеть компании, в реальности она очень быстро превращается в помойку: поздравления, мемы, объявления про парковку и вперемешку рабочие анонсы, которые в этом потоке никто не находит. А сотрудники получают уведомления по каждому чиху и учатся их игнорировать.
Мой подход такой: право писать в общую ленту на старте ограничиваем, оставляем его руководителям и администратору. Остальное общение уводим в чаты по темам и в комментарии внутри задач и сделок. Смысл в том, чтобы обсуждение жило рядом с объектом, о котором идёт речь, а не отдельной рекой, в которой всё тонет через день.
И главное правило про чаты: рабочие договорённости не живут в переписке. Всё, что нужно сделать, должно превращаться в задачу или дело в карточке. Иначе через неделю никто не вспомнит, кто что обещал. Мы разбирали этот механизм подробно в статье почему задачи в чатах теряются.
Что ещё стоит выключить в первую неделю
Есть несколько менее очевидных пунктов, которые сильно влияют на ощущение от портала. Первый — мобильные пуш-уведомления по всем событиям подряд. Телефон, который вибрирует вечером из-за комментария в чужой задаче, вызывает у людей ровно одну реакцию: они отключают приложение целиком, и вы теряете мобильный доступ вообще.
Второй — лишние воронки и сущности, созданные на этапе знакомства с системой. Тестовые воронки, черновые смарт-процессы, пустые направления сделок. Они остаются навсегда и потом путают людей: менеджер не понимает, куда падает заявка и в каком списке её искать. Пока не поздно, всё лишнее удаляется, а не прячется.
Третий — открытые всем права на редактирование настроек. Речь не о недоверии, а о том, что случайное изменение статуса или поля админом-энтузиастом из соседнего отдела ломает работу целого отдела продаж. Права на настройку остаются у одного-двух человек, доступы к порталу и подключённым сервисам — у собственника. Про это у нас есть отдельный материал: доступы держит собственник.
Как понять, что портал уже поехал
Если вы читаете это, когда портал работает год-два, признаки свалки узнаются сразу. Первый: в меню есть пункты, по которым никто не может объяснить, зачем они. Второй: счётчик уведомлений всегда красный, и никто не помнит, когда он последний раз был нулевым. Третий: в CRM больше воронок, чем реальных процессов в компании.
Четвёртый признак самый показательный: у новичка уходит неделя на то, чтобы понять, где вести работу. Если человека надо долго водить по интерфейсу и объяснять, что из этого игнорировать, значит, интерфейс перегружен. Хорошая система объясняет себя сама: открыл и видишь список дел на сегодня.
Чистка работающего портала мало отличается от старта, только делать её надо аккуратнее: сначала смотрим статистику использования разделов, потом отключаем то, куда никто не заходил месяцами. Данные при этом никуда не деваются, а внимание сотрудников возвращается к рабочим экранам. Обычно это занимает один-два подхода по паре часов.
Роботы «на всякий случай» и лишние поля
Четвёртый пункт — автоматизация, включённая заранее. На старте очень хочется настроить всё: письма клиенту на каждой стадии, уведомления руководителю, автоматические задачи, изменение полей. В результате при первой же живой сделке система начинает громко жить своей жизнью, а люди не понимают, откуда что взялось, и теряют доверие к порталу.
Правило простое: робот включается тогда, когда есть подтверждённое ручное действие, которое он заменяет. Сначала люди неделю делают шаг руками, вы убеждаетесь, что шаг действительно нужен и происходит всегда одинаково, — и только потом автоматизируете. И обязательно на тесте, а не сразу на боевых сделках. Про это у нас есть отдельный разбор — зачем тестировать перед запуском.
Тот же принцип работает с полями карточки. Каждое лишнее поле — это секунды жизни менеджера и лишнее умственное сопротивление при каждой сделке. Смотрите на карточку глазами человека из менеджеров, а не глазами руководителя, и оставляйте только то, по чему принимаются решения. Помочь навести этот порядок на старте — обычная часть нашего внедрения и сопровождения.
Частые вопросы
Не потеряет ли компания функции, если всё отключить?
Нет, отключение разделов и уведомлений обратимо и не влияет на данные. Функции возвращаются в один клик, когда под них появляется реальная задача, а не абстрактный интерес.
Стоит ли совсем отключать живую ленту?
Полностью отключать не обязательно, достаточно ограничить круг тех, кто может публиковать в общую ленту. Рабочее обсуждение при этом переносится в чаты по темам и в комментарии внутри задач и сделок.
Когда включать роботов и автоматизацию?
После того как процесс отработан руками и стал стабильным. Робот должен заменять понятное повторяющееся действие, а не создавать новое. Перед запуском автоматизацию обязательно проверяют на тестовых сделках.